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      物業公司設施設備維護與管理解決方案

      隨著市場經濟的發展,小區居住已經成為城鎮居民居住的主要形式,小區物業管理的水平和手段成為決定小區質量和水平的重要因素。當前物業管理存在著許多問題,如設備設施沒有及時保養、維修,導致設備老化淘汰率高,安全隱患頻發,沒有預算管理,無法控制成本等,極致科技提供的物業工程管理系統包括設備管理、工器具管理、工程預算、工程維修管理等功能模塊,能夠有效解決這些問題。

       

       

      設備管理通過設備檔案管理,設備保養以及設備維修、檢測等一系列手段,保證設備正常運行,通過設備監控全貌展示掌握資產運行情況,對物管工作進行有限的監管和評估。

       

       

      極致科技提供一整套完善的工器具管理功能,包括工器具領用、退還、借用、歸還、更換和報損功能,貫穿工器具整個生命周期,通過有效直觀的工器具管理提高了工器具的利用率,有效地降低了生產成本。

       

       

      工程預算管理支持工程預算定義和查看工程預算的執行情況;工程維修支持靈活自定義維修報損和維修任務類型,提供發起維修申請、受理、驗收整套服務,快速解決客戶反饋的問題,提升客戶滿意度。

       

       

       應用價值

       

      1、建立完整的設備管理臺賬,全面了解設備全生命周期管理情況。

      2、通過設備保養延長設備全生命周期,物業增值保值。

      3、實行工器具一站式管理,提高工器具利用率,降低運營成本。

      4、實行工程預算,控制運營成本。

      5、通過報表為公司決策提供可靠數據依據。

       

       

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      1

       

       

      如何實現全面的設備管理

       

       

      設備是物業真金白銀的資產,設備管理流程不夠規范、全面,導致了物業公司設備成本的增加。做好設備管理可延長設備的修理間隔期,降低維修成本,提高維修質量,又可保證設備的安全運行,延長設備使用壽命,樹立物業企業良好形象。

       

       

      傳統的設備管理主要是以人工抄寫記錄存檔的運行模式,它存在著操作速度慢、散亂、復雜等一系列缺點與不足。由于散亂、復雜,很可能文案丟失的情況,而且查找也不方便,給管理工作人員帶來很大程度的管理滯后,增加了成本,降低了企業生產力。隨著社會的發展,信息化管理軟件層出不窮,市場競爭越來越激烈,提高企業生產力,降低成本是當前眾多企業首要考慮的問題。

       

       

      極致設備管理系統,提供一套完整的設備管理臺賬,不僅可以記錄每個設備的基本屬性、技術參數、檢測參數和配件附件等詳細信息,還可以記錄設備全生命周期的相關保養、維修、檢測、巡檢記錄。

       

      將已編制的設備保養計劃自動推送到對應的負責人員的極致辦公APP,在極致辦公APP上完成設備保養、維修、檢測工作,提升工作效率,減少工作量。

       

       

      通過系統的預警以及監控,避免設備漏檢、缺檢,保證設備處于良好的使用狀態,降低設備的維護成本并延長設備的使用周期,消除安全隱患。設備保養、檢測、維修既可以實現對設備的過程管理,同時可以記錄過程中對物料成本的消耗,為工程預算提供了準確的自維成本數據來源。

       

       

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      1

      建立設備檔案

       

       

      1.1

      支持自定義設備類型

      設備種類繁多,為了便于管理,需要對設備進行分類,因此在建立設備檔案之前需要先定義設備類別。設備類別在極致系統中設備了物業行業通用標準數據,劃分10個大類,3個類別級層

       

      極致設備管理系統提供自定義設備類別功能,每個類別建立對應的保養標準和運行參數,在制定保養計劃時選擇對應的設備類別自動帶出保養內容和標準,設備保養登記人員只需要按照標準進行保養,選擇保養的周期,填寫保養結果提交到物業系統,操作簡單。

       

       

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      1.2

      建立設備檔案

      極致設備管理系統提供了完善的設備檔案管理功能,支持設備的錄入、修改、刪除、關聯、復制等功能。工程管理人員在極致工程管理系統建立設備檔案,記錄每個設備基本屬性、配件附件、技術參數、檢測參數等詳細信息,還可以上傳設備圖片或直接雙擊打開攝像頭拍照上傳。每個設備都有生命周期,設備生命周期分為初始期、正常期、運維期、衰減期,在錄入設備時需選擇對應的生命周期,通過周期讓工程人員知道在這個階段設備需要重點關注哪方面。

       

       

      比如:

      1、初始期:1年內需要經常的關注,重點進行巡檢,關注設備運行穩定性;

      2、正常期:即(使用年限-1年)*40%,進入正常的使用期,維保較少,所以不需要過多的關注;運維期,即(使用年限-1年)*40%,在此期間保養、檢查需要增多;

      3、衰減期:即運維結束日期-報廢日期,需要進行大型的維修、保養。

       

       

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      設備檔案提供附屬設備及配件附件、技術參數、檢測參數以及保養項目4個子表,詳細記錄設備相關信息。

       

       

      1、比如臺式機電腦,除了電腦主機,還有鍵盤、鼠標等這些附屬設備,在附屬設備及配件附件進行記錄,記錄信息包括設備名稱、所屬設備類別、使用狀態、主要性能參數等。

       

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      2、技術參數,記錄設備的主要技術參數名以及參數值,如汽車的主要技術參數可記錄如下:

       

       

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      3、檢測參數,記錄設備的主要檢測參數以及檢測值,為設備后期保養、檢測提供參數數據。

       

       

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      4、保養項目,記錄設備需要保養的項目以及保養標準,在新增設備保養計劃時自動帶入,無需人工輸入,減少工作量。

       

       

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      設備的錄入內容較多,在系統錄入工作繁瑣,極致提供設備檔案快捷初始化導入功能,下載設備檔案模板(支持excel格式),在模板可以快速編輯好對應的內容,再批量導入到系統,減少工程人員工作量。

       

       

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      1.3

      支持快速查詢設備檔案

      設備檔案一覽表支持快速查詢歷史設備檔案,提供組織機構和設備級層兩種不同的方式展示數據,滿足不同人員的需求。比如工程人員想查看某個組織機構下的所有設備,可按組織機構方式展示,點擊組織機構,快速展示對應組織機構下的所有設備信息。

       

       

      1、組織機構展示數據,左側為組織機構列表,右側為對應組織機構下的所有設備數據;

       

       

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      2、設備級層展示數據,左側為設備列表,右側顯示設備詳細信息。

       

       

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      設備檔案一覽表還支持快速聯動查詢所有的歷史設備保養與維修記錄。

       

       

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      1.4

      移動端掃一掃快捷查看設備信息

      極致還提供了移動端快速查看設備信息功能,建立設備檔案時維護設備掃描碼,工程人員登錄移動端,使用掃一掃功能掃碼查看設備相關信息,包括歷史保養計劃、檢測記錄、保養登記、維修記錄以及巡檢記錄,并且支持快速發起保養登記、設備維修及巡檢操作。

       

       

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      2

      設備定期保養確保運行正常

       

       

      為了保證設備正常運行,物業公司需要定期對設備進行保養,比如對設備、器材等的檢查、試驗、修理、配裝、分級、回收等。工程人員可以自定義保養周期,根據保養周期制定設備保養計劃,自動推送到對應的工程人員。極致提供了兩種渠道發起保養登記,工程人員可以通過電腦端或移動端發起保養登記。

       

       

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      2.1

      支持自定義設備保養周期

      支持按小時、日、月、半年度、年度等設置周期表,工程人員可根據設備保養情況選擇對應的保養周期,生成執行計劃。

       

       

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      2.2

      支持快速生成保養計劃

      工程管理人員可根據設備類別和保養周期快速制定保養計劃。例如設備需要每月進行保養,選擇設備類別,自動帶出保養項目和內容,選擇保養周期,只填寫一行保養項目以及保養要求等內容,保存后使用向下復制功能快速生成剩余月份的執行計劃安排,減少工作量。

       

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      設備保養計劃支持選擇同一設備類別的多個設備,提高工作效率。

       

       

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      2.3

      支持保養計劃變更

      已經審核通過的保養計劃,如需增加保養設備,修改保養項目內容等修改時可以做計劃變更,選擇原保養計劃,自動帶出計劃所有信息,只需修改或新增少數內容,保存即可生成新的保養計劃,自動關閉舊保養計劃,此時新保養計劃中的計劃日期不變。

       

       

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      舊保養計劃已完成的保養項目,在新保養計劃中狀態不變,不需要重新保養。

       

       

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      2.4

      支持快速終止保養計劃

      極致物業管理系統提供保養計劃終止功能,在設備保養期間,如出現設備故障,設備報廢或其他原因,還未完成的保養計劃被迫終止,此時工程人員可以在物業管理系統快速終止計劃,不需要再做保養登記。

       

       

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      2.5

      支持多渠道發起設備保養登記

      1、移動端APP發起設備保養登記:

      工程人員在現場進行設備保養,通過極致辦公APP進行保養登記,選擇對應的保養計劃以及設備,填寫保養完成情況,并及時在線提交,提高工作效率。

       

       

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      2、pc端物業系統發起設備保養登記:

      工程人員也可以在保養完成后在物業管理系統發起保養登記,根據預設的審批流程,自動發送給對應的領導審批。

       

       

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      3

      通過設備巡檢降低安全隱患

       

       

      極致還提供了設備巡檢功能,支持計劃巡檢和自由巡檢,通過設備巡檢及時發現問題、處理問題,降低安全隱患,增加設備使用年限,降低運營成本。

       

       

      3.1

      計劃巡檢

      設備巡檢支持計劃巡檢,在物業系統預先制定好巡檢計劃,分配好巡檢員,巡檢人員按照計劃在規定的時間內進行巡檢。

       

       

      第一步:在物業管理系統制定巡檢計劃,分配巡檢員,自動下發到極致辦公APP。

       

       

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      第二步:巡檢員登錄極致辦公APP,下載當當天巡檢任務,在巡檢功能頁面,對當前位置進行定位,并掃描二維碼,按巡檢標準逐一進行巡檢,記錄巡檢數據,拍照記錄,巡檢完成后提交巡檢記錄至物業系統(如因網絡環境限制,可以使用離線巡檢),此時設備管理員在物業系統可以實時查看巡檢情況。

       

       

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      極致移動巡檢優勢:

       

      1、支持在線與離線2種巡檢方式,減少網絡環境的影響,有網時下載巡檢任務,到現場巡檢,保存巡檢數據,有網情況下再批量提交;

      2、通過水印、定位、拍照等技術杜絕巡檢作弊,提高巡檢的真實有效性;

      3、支持亂序巡檢,實際巡檢線路更靈活;

      4、支持在線與離線,支持巡檢不合格可直接發起派工;

      5、支持定位加附件水印,防止巡檢員不在現場巡檢也可以提交巡檢記錄;

      6、支持巡檢通知,提前半小時以手機通知消息的形式通知巡檢人員;

       

       

      3.2

      自由巡檢

      可通過掃描巡檢節點進行自由巡檢,巡檢人員登錄員工APP,進入自由巡檢頁面,掃設備二維碼,根據巡檢標準進行檢查,記錄巡檢結果,提交巡檢記錄。

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      4

      設備檢測保證設備處于良好狀態

       

       

      設備檢測是檢測單位對物業公司需檢測的設備,使用各類檢測儀器定期對設備各項指標進行檢測,以達到保障設備處于良好的安全使用狀態,充分發揮設備效能。極致系統支持設備檢測登記,用于管理與記錄物業公司設備檢測的結果以及明確責任人。設備檢測登記內容包括檢測設備、檢測周期、檢測單位、責任人、檢測內容、檢測結果以及相關的費用等信息。

       

       

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      5

      支持一鍵發起設備維修

       

       

      1、工程人員進行設備保養發現異常時,在保養登記頁面一鍵發起維修,自動帶出設備相關信息,提高效率。

       

       

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      2、支持移動端快速發起設備維修,選擇設備,填寫故障情況等信息并提交。

       

       

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      6

      設備報廢管理

       

       

      極致系統以工作流的形式處理設備報廢申請,當設備超過規定的使用年限,或雖未到過規定使用年限,但由于嚴重損壞,不具備使用條件,而又無修復價值的,或其他原因需要報廢的設備,工程人員可發起設備報廢申請,經領導審批生效報廢相關設備。

       

       

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      7

      設備監控,實時掌握設備情況

       

       

      工程管理員通過設備監控功能實時監控設備保養執行、設備維修以及設備檢測情況,對未完成的可通過電話、短信等及時催辦。設備監控可根據組織機構、計劃負責人、計劃人、設備以及執行日期等多條件查詢計劃執行情況,監控未執行、執行中、已完成的設備保養計劃。

       

       

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      設備監控可監控設備維修,根據負責人、指派人員、設備、故障發生時間等快速查詢并監控設備維修情況。

       

       

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      設備監控可監控設備檢測情況,根據設備、設備類別、負責人、檢測時間等快速查詢并展示未受理、已受理、已完成的設備檢測記錄。

       

       

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      設備監控提供預警功能,通過設置預警閥值,超過閥值自動報警。

       

       

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      2

       

       

      如何實現高效的工器具管理

       

       

      工器具作為公司重要的物資資產,現階段很多物業公司對工器具管理還主要是使用紙質文檔和表格文檔進行管理,易出現管理混亂,無法有效記錄和追蹤進出的工器具等問題。

       

       

      極致科技提供的工器具管理系統,確保工器具臺賬管理,工器具領用、借用、歸還、更換、報廢等各環節得到有效控制,提高工器具的完好率和利用率,延長其使用周期,減低生產成本。同時還提供了自定義審批流程,發起領用、更換、借用、歸還、退還和報損流程,由系統自動流轉到對應審批人進行審批,縮短傳統紙質審批時間。

       

       

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      1

      支持多條件快速查詢歷史數據

       

       

      極致系統提供工器具領用、退還、借用、歸還、更換和報損一覽表,通過多條件過濾快速篩選出所需數據,方便工程人員做數據分析。

       

       

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      2

      工器具登記入庫

       

       

      采購部門采購回來的工器具,由倉庫管理員進行登記后入庫存管理。登記內容包括組織機構、部門、工器具專業以及工器具登記明細。

       

       

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      工器具登記審批通過,倉庫管理員可以在工器具庫存一覽表,通過過濾條件檢索,查看工器具總庫存以及單價等信息。

       

       

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      3

      工器具領用

       

       

      倉庫管理員登記完工器具,工程人員可以領用工器具,在極致物業管理系統發起領用流程,選擇工器具,輸入領用數量,提交申請。當領用數量多于庫存時不允許領取,避免發起申請卻領不到工器具的情況。

       

       

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      4

      工器具退還

       

       

      工程人員領用了工器具,對于沒有使用的工器具需要退還,可在極致管理系統發起退還申請單,明確接受部門、接受人,以及退還部門和退還人,退還工器具明細。

       

       

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      5

      工器具借用

       

       

      極致物業管理系統支持工器具借用申請,工程人員在工器具借用頁面,選擇借出/借用部門、借出/借用人,以及借用工器具明細,發起借用審批流程。

       

       

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      倉庫管理員可在工具器借用一覽表通過濾過條件是否歸還字段快速查詢未歸還的工器具。

       

       

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      6

      工器具歸還

       

       

      工程人員借用工器具使用完后需要歸還工器具。極致提供兩種方式發起歸還審批流程,在工器具借用一覽表選擇要歸還的工器具,點擊歸還發起歸還審批流程。

       

       

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      工程人員還可以在業務處理導航圖點擊工器具歸還發起,也可以在工器具歸還一覽表點擊新增發起。

       

       

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      7

      工器具更換

       

       

      當使用的工器具報廢或損壞時,需要更換新的工器具。極致提供工器具更換管理,用于記錄更換人以及更換工器具明細。

       

       

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      8

      工器具報損

       

      當工器具超過使用年限或嚴重損壞,無法使用時發起報損申請,經領導審批后報廢工器具。

       

       

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      3

       

       

      如何管理工程預算

       

      傳統的工程預算管理存在以下問題,第一管理手段落后,缺少集成管理手段;第二成本水平失控,成本管理混亂;第三成本開支失控,亂擠亂攤成本;第三成本核算失控,成本信息失真;第四核算期限失控,成本費用不實。

       

       

      極致科技提供工程預算管理集中管理,覆蓋成本、材料預算,并自動匯總通過報表展示預算、實際消耗、剩余情況,通過工程預算對工程項目在未來一定時期內的收入和支出情況所做的計劃,作為公司實行經濟核算、考核工程成本的依據,同時也方便公司快速掌握收入與支出情況,做到心中有數,為公司未來的經營做出正確的決策。

       

       

      工程預算管理模塊提供工程預算定義,按年度、組織機構、物料用途與成本項目錄入預算金額;提供工程預算表,查詢各項目的工程預算的執行情況;極致提供物料領用和消耗對照表,直觀展示物料領用,設備保養、維修、檢測、服務派工物料消耗,物料結余以及對應金額,通過對照表全面了解物料在各個階段的消耗和結余詳細情況。

       

       

      1

      支持批量錄入工程預算金額

       

       

      工程人員在極致物業管理系統按年度對所有項目工程進行預算錄入,按年度、組織機構、物料用途與成本項目錄入預算金額。

       

       

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      2

      項目工程預算執行情況展示

       

       

      工程人員通過工程預算表查詢各項目的工程預算執行情況。工程預算表提供工程類別、成本項目、物料用途、預算金額、當月完成額(包括以前合同/簽報、當年合同/簽報/工單,小計等信息)、當年累計完成額(包括以前年合同/簽報、當年合同/簽報/工單,小計等信息)、當年預算未完成數、當年預算完成率、當年合同未完成數、當年合同未完成比、年度、組織機構等信息詳細顯示工程預算執行情況。

       

       

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      極致工程預算管理模塊提供多條件過濾功能,通過預算年度、月份、組織機構、物料用途分組和成本項目分組多條件組合快速查詢工程預算表。

       

       

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      4

       

       

      如何實現高效的工程維修管理

       

      傳統的工程維修存在找維修師難,維保監管難,售后無保障,服務體驗差等問題。極致科技提供工程維修管理能夠有效解決這些問題。

       

      通過統一對外的客服管理,解決客戶找維修師難的問題,客戶可以通過撥打客服電話反饋問題,客服人員記錄并根據不同維修分配對應的維修人員;通過短信或郵件的形式通知到客戶工單處理進度,增強維保監管力度;通過驗收檢測維修質量,保障客戶權益;通過回訪,記錄客戶對維修服務質量以及服務態度等評價,為后續服務提供依據,提高客戶滿意度。

       

       

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      1

      工程維修申請

       

       

      當客服人員接到客戶報修,或物業公司內部正常維修時在物業系統快速發起維修申請并提交給下一處理人。

       

       

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      2

      工程維修受理

       

       

      客服人員申請并提交工程維修單,工程人員接到維修單,維修完成后在極致物業系統填寫維修詳細信息并提交客戶驗收。

       

       

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      3

      工程維修驗收

       

       

      工程人員維修完成后客戶進行驗收,客服人員根據客戶驗收結果以及維修結果評價回填到極致物業系統并提交,結束工程維修流程。

       

       

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      5

       

       

      多維度的報表統計分析

       

       

      1

      設備管理

       

       

      極致設備管理系統可提供多種設備管理報表,為物業公司做經營分析提供依據。提供的多種報表包含:設備維保檢測情況表、設備保養記錄明細表、職員設備保養明細情況表、設備保養物料使用明細情況表、設備保養計劃設備檔案明細表、職員設備維修明細情況表等相關報表,可從不同維度統計設備數據。

       

      1.1

      設備維護檢測情況表

      設備維保檢測一覽表是整個設備管理核心的報表,一覽表上面是設備的基本信息,下面是保養計劃、保養登記、保養維修等多個頁簽。如果設備出現了問題,領導通過這個報表可以全面了解這個設備從物業公司接管后整個針對這個設備發生的所有情況的一個記錄,比如什么時候做了維修、什么時候做了保養等,針對這些行為對設備進行差異化管理。

       

       

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      支持快捷查詢功能,通過設備的名稱、負責人、存放位置、運行狀態等參數進行快捷查詢;支持設備維保檢測一覽表針對設備的生命周期,使用不同顏色區分,直觀展示了設備當前階段所屬的生命周期;支持采用儀表盤的方式展示設備的生命周期狀況。

       

       

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      1.2

      設備保養記錄明細表

      設備保養記錄明細表,支持列表和圖表兩種方式顯示,從設備保養記錄、對應保養計劃、設備檔案、負責人、當前保養內容、保養完成情況、檢查驗收情況等字段統計歷史保養記錄詳細情況。

       

       

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      1.3

      職員設備保養明細情況表

      職員設備保養明細情況表,支持列表和圖表兩種方式顯示,從職員、保養記錄、保養內容、保養完成情況等字段統計歷史職員設備保養情況;支持通過職員代碼、職員名稱等多條件快速統計出每個職員設備保養明細情況。

       

       

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      1.4

      設備保養物料使用明細情況表

      設備保養物料使用明細情況表,支持列表和圖表兩種方式顯示,從保養計劃、物料、使用物料數量、金額、用途等字段統計設備保養物料使用情況。

       

       

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      1.5

      職員設備維修明細情況表

      職員設備維修明細情況表,支持列表和圖表兩種方式顯示,從職員、維修、設備、故障情況、維修結果等字段統計歷史職員設備維修情況;支持通過職員代碼、職員名稱等多條件快速統計出每個職員設備維修明細情況。

       

       

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      2

      工程預算

       

       

      2.1

      物料領用和消耗對照表

      物料是物業重要的資產之一,通過物料領用與消耗對照表全面了解物料在各個階段的消耗和結余詳細情況,方便管理物料。采購部門通過物料結余情況,得以早日準備采購活動,避免出現物料短缺情況;財務部門依據物料計劃,計算大概所需資金,預先作準備以利資金的調度。物料管理部門借助物料計劃得以控制物料的庫存,減少呆料的發生,使得資金積壓現象得以減少。

       

       

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      3

      工程維修

       

      系統提供了多個工程維修分析報表,包括工程維修物料使用明細、工程維修費用明細和工程維修服務人員明細表,從不同的維度統計分析工程維修數據,為公司做工程分析提供數據依據。

       

       

      3.1

      工程維修物料使用明細表

       

      工程維修物料明細情況表,支持列表和圖表兩種方式顯示,從部門、倉庫、物料、數量、金額等字段統計歷史工程維修物料明細情況;

       

       

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      3.2

      工程維修費用明細表

      工程維修費用明細情況表,支持列表和圖表兩種方式顯示,從部門、維修使用、處理結果、人工費用、維修費用、總費用等字段統計詳細維修費用;支持設置過濾條件,快速統計出每個部門歷史維修相關費用。

       

       

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      3.3

      工程維修服務人員明細表

      工程維修服務人員明細情況表,支持列表和圖表兩種方式顯示,從服務人員、服務類型、處理事項、故障原因、服務評價等字段統計歷史服務人員維修情況;支持設置過濾條件,快速統計出每個服務人員歷史維修明細情況。

       

       

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      創建時間:2020-07-10 03:05
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