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      經營與分包合同管理解決方案

      企業在日常運轉過程中,涉及到需要簽署合同、收款、付款的事項較多,例如物業公司外包小區設備維修給專業的維修公司負責,需要對外包公司進行考核、簽訂合同、驗收外包公司合同執行情況以及付款等;傳統物業公司使用紙質化形式管理合同,對合同的管理不夠規范,流轉管理成本高,人員為了合同蓋章往往會“跑斷腿”;且查閱紙質化合同費時費力,無法快速定位存放位置;另外傳統合同管理中合同存檔信息僅用一個表格記錄,檔案管理員不能第一時間獲得合同的收付款信息。因此,借助專業化軟件管理合同勢在必行。

       

      為了解決企業在合同管理過程中遇到的難點,極致系統推出了合同管理、簽報管理和財務應收應付管理。極致合同管理平臺按收付款類型從兩大塊精細管理企業合同,分別是收款合同管理和付款合同管理,提供的服務涵蓋了合同管理全業務流程,包括洽談、立項審批、簽訂、執行、收款付款、跟蹤合同執行情況、風險管控等,合同永久保存,合同查詢、借閱、歸檔等管理全流程電子化。

       

      還提供了一站式移動審批服務,支持在移動端審批以及查看合同數據。并且與財務系統打通,將驗收通過的合同自動傳送到財務系統生成應收應付單,財務人員操作應收應付后,系統會自動將收付款信息推送至合同系統指定合同數據下,實現合同收付款數據自動反饋操作。既提高了工作效率又避免了人工干預引發的數據維護錯亂的問題,同時還助力企業實現了業務財務一體化。

       

      另外為方便企業管理內部小型無需分期的收付款合同,可通過簽報管理進行合同的管理,通過信息錄入、簽報驗收、收付款等操作快捷管理無分期收付款合同。

       

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      一、如何實現智能全業務合同管理流程

       

      極致合同管理平臺按收付款類型從兩大塊精細管理企業合同,分別是付款合同管理和收款合同管理。

       

      1付款合同管理

       

      付款合同管理用來記錄物業公司和第三方合作客戶簽訂合同的詳細信息以及跟蹤合同進度,付款合同管理通過合同立項、付款合同錄入、付款合同管理、付款合同周期驗收、應付單管理、應付款管理以及付款合同執行情況表等模塊,實現對物業的設備維保外包、環境清潔外包等付款合同進行全方面管理。

       

      銷售人員通過合同立項發起合同,通過合同執行情況表查看項目驗收情況;合同檔案管理員通過合同管理來管理合同;工程部門通過合同驗收來體現合同的分期執行過程以及過程管理;財務人員通過應付系統操作付款。

       

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      1.1合同立項

      合同立項是發生在合同簽訂之前的洽談階段,合同簽訂之前企業選擇供應商做三方詢價,在系統中錄入與供應商洽談的結果并可通過自定義設置的審批流程流轉到領導待辦那進行審批。

       

      合同立項單據包括合同基本信息、項目基本條件,如工程負責人、負責人電話、開始結束日期、標桿價、預算價格、付款條件以及考核方式等;支持3家供應商信息錄入以及附件上傳,供應商信息包括供應商名稱、核價總價、核價單價以及供方人均服務面積等。合同立項支持流程審批,審批比價結果可在單據中體現,合同相關人員通過查看單據知道最終的比價結果。合同立項審核后,可通過立項表直接生成合同。

       

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      1.2付款合同管理

      合同簽訂后,極致系統支持在系統中錄入付款合同信息,管理付款合同,可查看、新增、修改、審核付款合同以及生成合同周期驗收單。合同信息包括合同基本信息(合同編號、合同名稱、合同類型等)、招標情況、支出分攤明細、分期付款明細、簽約單位信息、預算信息、交付品清單、驗收/交付標準以及成本歸屬等信息。支持以附件的形式上傳電子檔合同。

       

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      下面介紹極致付款合同提供的亮點服務:

       

      1、支持多種合同類型

      錄入合同信息時,可設置合同類型,根據企業自身需求自定義合同類型。合同類型在合同類型查詢模塊維護,合同類型支持按收付款類型分組,分為付款合同類型和收款合同類型。

       

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      2、通過預算科目控制企業費用成本

      付款合同信息維護頁面,極致系統提供了預算信息記錄功能,可通過合同類別關聯預算科目,選擇合同類別后在預算信息頁簽可記錄預算科目年度預算金額、已占用預算和預算余額,對比合同金額和預算金額差值,控制公司的日常支出費用成本。

       

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      3、支持自動計算出合同稅額

      在維護付款合同信息時,支持按合同維護稅率,系統會根據錄入的合同分期含稅金額、成本歸屬含稅金額以及稅率,自動計算出相應的稅額、不含稅金額。

       

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      4、固定金額合同業務處理

      企業簽署的合同有固定金額合同和預估金額合同,考慮到這兩種分類合同維護的需求,極致系統提供了固定金額合同、預估金額合同處理功能。

       

      固定金額合同處理流程

      固定金額合同是指針對當時的圖紙、招標文件以及技術資料簽訂的固定金額合同,當施工過程中發生設計變更,還是可以按照規定予以增減造價。如果沒有設計變更,結算=預算(中標價)。在維護付款合同時可標記為“金額完全確定”并錄入合同簽訂金額。

       

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      如在施工過程中發生設計變更,按照合同規定予以增減操作,可在系統合同驗收單中錄入調整金額。驗收通過,調整后的金額會反寫到對應的付款合同實付金額下。

       

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      5、預估金額合同業務處理

      預估金額合同是指合同總金額無法確定,只能針對當時的圖紙、招標文件以及技術資料給出固定單價,而工程量按實結算,合同總金額=審計工程量*中標單價;比如房屋裝修外包,在簽訂合同時,按圖紙設計、裝修面積等得出預估合同金額,但是在實際操作中可能會因為圖紙調整、裝修材料的更換導致合同金額發生增減。企業簽訂這種合同則需要在合同錄入時選擇估算合同金額類型,并且可設置合同分期金額為預估類型。

       

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      后續驗收過程中,實付金額和合同金額有差異時,可在合同驗收單中錄入分期調整金額。驗收通過,調整后的金額會反寫到相應的付款合同的實付金額下。

       

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      6、分期付款合同處理

      極致合同管理系統除了滿足一次性付款合同外,還支持分期付款合同業務處理。分期付款合同是指買受人將應付的總價款,在一定期限內分次向出賣家支付的買賣合同。極致合同管理系統支持設置合同周期生成計劃、合同分期計劃、合同分期驗收、分期打款等操作。合同分期計劃可設置合同首期付款信息、設置多期付款計劃。分期付款內容包括付款金額、稅額、付款金額(不含稅)、成本項目、每期占比情況、付款條件等信息。

       

      (1)、設置合同周期生成計劃

      在合同周期生成計劃模塊可預先設置合同分期生成計劃,預設后在錄入合同信息時,選擇分期計劃后,系統會根據合同的開始結束時間、選擇的分期計劃、分期金額自動計算出分期日期和分期金額。

       

      合同周期生成計劃支持設置分期計劃的生成規律,可按固定月數或指定月份設置周期月份;合同分期月份支持按周期開始日期所在月加上一定的月數,也可設置為周期結束日期所在月加上一定的月數;合同分期日期可設置為月末、指定日期或合同開始日后的的幾天。生成計劃計算規則多變,滿足了企業不同收付款周期需求。

       

      如下圖周期選擇固定月數1,周期月份設置為周期開始日期所在月加上2個月,周期日期設置為周期開始日期后1天。設置好后,在錄入合同時,合同開始結束日期是2020-2-1至202-7-23,分期計劃選擇上文設置的計劃后,系統自動計算出分期時間分別是2020-4-2、2020-5-2、2020-6-2和2020-7-2。

       

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      (2)、合同分期驗收

      對于分期付款合同可分期驗收,在驗收合同時,可按合同周期進行驗收,維護本期驗收結果。本期驗收通過后,可按期生成財務應付單,財務人員按期進行打款。

       

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      付款合同如果設置了首期付款信息,合同審核通過后,系統會對接極致系統中的財務模塊,自動生成首期應付單,財務人員可在財務模塊進行首期付款操作。

       

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      合同分期計劃還可用于循環性合同通過分期計劃自動生成下一輪的分期, 如租賃合同、保潔合同,開始簽訂的是框架性協議,框架協議沒有變動的前提下合同不必再簽訂,一年合同執行完成后,通過分期計劃又生成下一年的分期。

       

      維護此類合同,在錄入合同時合同金額選擇估算/無法確定,再選擇已設置好的分期計劃,錄入分期金額,合同保存審核后,可通過生成分期計劃生成下一輪的分期計劃。此模式同樣適用于收款合同,如物業公司出租商鋪給客戶的收款合同。

       

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      7、支持支出分攤自動結算

      有多組織機構的物業公司,物業總部簽訂了涉及多個組織架構業務的付款合同,付款合同在執行時,需要多個組織架構分攤費用支出,多個項目的財務人員需要分別操作付款。考慮到這種應用場景,極致合同管理支持按管理區設置支出分攤明細的功能。

       

      首先企業可在【合同賬目分攤原則】中定義分攤原則,如可按建筑面積分攤、按作業面積分攤以及按人員/設備數量分攤等。

       

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      再就是在錄入付款合同時,在支出分攤明細頁簽中,可按管理區設置合同賬目分攤原則、分攤比例、計數單位、數量、單價、歷史價格參考以及本次優惠說明等,每個管理區應付金額等于數量乘以單價。

       

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      設置了支出分攤的合同,合同在驗收時,可按管理區設置合同周期驗收資金分攤金額,錄入實際數量值,通過數量乘以合同固定的單價,得出在周期驗收時各個組織機構應付的錢款,驗收單審核后,系統按管理區自動生成多條應付單,各個組織機構的財務人員分別處理付款操作,付款成功后,會反寫付款數據到對應的合同數據下。

       

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      8、支持成本歸屬查詢

      企業付款合同執行過程中,會出現一些額外的成本,進行成本分攤時,會以不同業務的可直接計入成本,即不需要分攤的成本在企業總的可直接計入成本中所占的比例為標準進行。假如某責任中心通過自己的行動能有效地影響一項成本的數額,那么該中心就要對這項成本負責;比如客戶修改需求,增加成本;或者施工方延期導致客戶成本增加。出現以上情況,需要界定成本費用責任歸屬,確定好后,極致合同管理系統支持成本歸屬的記錄以及查詢功能。

       

      在付款合同信息錄入頁面支持記錄成本歸屬詳情,記錄的內容包括日期、金額(含稅)、稅率、稅額、金額(不含稅),通過錄入的含稅金額和稅率系統會自動計算出稅額和不含稅金額。

       

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      在【付款合同成本歸屬查詢】頁面按合同展示了合同成本歸屬詳情,支持導出憑證功能以及撤銷導出狀態功能。

       

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      9、支持三方合同簽署

      對于存在甲乙丙三方的合同協議,極致合同管理提供了簽約三方單位信息的維護,維護的信息有單位名稱、單位負責人、聯系電話,以及可上傳廉政協議書、記錄廉政書條款是否與集團公布現行版本一致、記錄是否提交廉政協議書對方蓋章版原件。

       

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      10、支持交付品清單的維護

      交付品清單維護功能是用于記錄預計交付日期、支付產品或服務名、交付品價值描述或期望達到的目標,方便企業人員查看到詳細的交付性質。

       

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      11、支持維護驗收/交付標準

      企業對產品或服務進行驗收,需要按照驗收標準進行驗收,故在合同擬定過程中要明確約定驗收的質量標準。極致合同管理支持在合同信息錄入時維護驗收/交付標準,合同驗收時,方便用戶對照合同驗收標準進行驗收。

       

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      12、查詢付款合同明細

      企業人員在付款合同管理頁面可快速定位到合同記錄并查看合同詳情以及處理記錄。幫助企業整合數據,實現了合同系統化管理,規范了業務流程。

       

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      1.3付款合同周期驗收

      對已執行的合同進行驗收,合同付款可能存在多期付款,每個期間對供應商合同的履行情況進行驗收,在驗收單中,系統會自動帶出合同金額,根據驗收結果,調整付款金額,并且可錄入對供應商的評價信息,驗收通過后再進行付款。付款合同周期驗收單還包含合同基本信息、維護驗收記錄、合同周期驗收相關設備、合同周期驗收資金分攤等信息,如付款合同設置多個組織機構分攤,可在合同周期驗收資金分攤中錄入分攤明細。

       

      合同驗收涉及到付款,驗收審批需要謹慎及時的處理,審批人未及時處理,可通過工作流以郵件或短信的形式及時通知審批人處理。

       

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      在上文付款合同管理->分期付款合同處理、支持支出分攤自動結算中已說明支持分期驗收和按多項目分攤支出費用的功能,極致付款合同周期驗收還支持按驗收周期給供應商評分功能,系統預設了服務及時率、是否符合質量標準、安全防護、管理制度等涵蓋服務質量、現場管理以及材料/設備配置各個評審項目的評分細節。根據每項打分明細,系統自動匯總出總得分。

       

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      合同驗收時,還可按合同周期維護驗收相關設備故障情況,維修結果和原因等。

       

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      1.4對接財務系統,生成應付單

      企業合同履行過程中會遇到合同執行過程無跟蹤記錄,無法快速查詢合同履行進度及履行反饋記錄的情況,為了解決企業在合同管理中遇到的難點,極致將合同管理系統與極致財務系統打通,實現無縫集成,合同系統將審批通過后的付款合同信息傳送至財務系統,自動生成應付單,無需人工維護應付單。并且生成的應付單中會備注應付單來源,標明是由某某合同生成。

       

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      1.5自動生成付款單

      由付款合同生成的應付單審核通過并且付款后會自動生成付款單。在付款單管理模塊記錄了每一筆付款明細,付款單包含了應付單詳情、合同單號、應付金額、已付金額、本次付款金額以及供貨商收款賬號等信息。

       

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      1.6付款合同執行情況跟蹤

      財務人員在財務系統審核應付單據并進行付款操作,系統會自動將付款信息推送至合同系統內指定合同數據下。在付款合同執行情況統計報表可監控付款情況,如付款合同對應的期間、產生的應付金額等,從合同立項、合同分期等數據跟蹤合同驗收情況、每期付款情況等,員工在合同執行情況報表查看合同執行情況,第一時間給領導層反饋合同的執行情況。

       

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      2收款合同管理

       

      收款合同管理通過收款合同、收款合同管理、應收款管理、收款合同執行情況表等模塊,實現對物業的樓宇廣告、場地出租等經營性收入的合同進行全方面管理。

       

      業務處理導航圖

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      收款合同簽訂后,極致系統支持在系統中錄入收款合同信息,管理付款合同,支持查看、新增、修改、審核收款合同操作。合同信息包括合同基本信息(合同編號、合同名稱、合同類別等)、招標情況、分期收款明細、簽約單位信息、收入歸屬明細設置、預算信息、交付品清單以及驗收/交付標準等信息。并且還支持以附件的形式上傳電子檔合同。

       

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      和上文付款合同一樣,收款合同同樣也支持設置不同的合同類型、進行合同分期收款、支持完全確定的金額合同管理、支持估算金額的合同管理、支持預算信息維護、支持三方合同簽署、支持自動計算合同稅額、支持交付品維護以及驗收/交付標準管理功能。

       

      2.1支持多方收入歸屬自動結算

      有多組織機構的物業公司,物業總部簽訂了涉及多個組織架構業務的收款合同,收款合同在執行時,每個組織架構都可獲得收益,付款方需要給各個組織架構支付錢款。考慮到這種應用場景,極致合同管理支持按管理區設置收入歸屬明細的功能,將收款金額劃分給不同項目。

       

      首先企業可在【合同賬目分攤原則】中定義分攤原則,如可按建筑面積分攤、按作業面積分攤以及按人員/設備數量分攤等。

       

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      再就是在錄入收款合同時,在收入歸屬明細頁簽中,可按管理區設置合同賬目歸屬原則、分攤比例、計數單位、數量、單價、歷史價格參考以及本次優惠說明等,每個管理區應收金額等于數量乘以單價。

       

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      設置了收入歸屬明細的合同,合同在驗收時,可按管理區設置合同周期驗收資金歸屬金額,錄入實際數量值,通過數量乘以合同固定的單價,得出在周期驗收時各個組織機構應收的錢款,驗收單審核后,系統自動按管理區生成多條應收單,各個組織機構的財務人員分別處理收款操作,收款成功后,會反寫收款數據到對應的合同數據下。

       

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      2.2對接財務系統,生成應收單

      收款合同審批通過后,結合極致系統中的財務系統,自動生成應收單據到財務系統。并且生成的應收單中會備注應收單來源,標明是由某某合同生成。

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      2.3自動生成收款單

      由合同生成的應收單審核通過并且收到錢款后會自動生成收款單。在收款單管理模塊記錄了每一筆收款明細,收款單包含了應收單詳情、合同單號、應收余額、已收金額、本次收款金額以及收款賬號等信息。

       

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      2.4收款合同執行情況跟蹤

       

      財務人員在財務系統審核應收單據并收到錢款后,系統會自動將收款信息推送至合同系統內指定合同數據下。在管理收款合同執行情況統計表可按合同分期查看到應收金額、已收金額、未收金額記錄。從報表數據跟蹤合同基本信息,合同驗收情況、收款情況等,實時展示分析結果。

       

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      3收付款合同金額變更

       

      有效成立的合同在尚未履行或未履行完畢之前,由于一定法律事實的出現而使合同內容發生改變,可通過極致合同管理中合同金額變更功能對收付款合同內容進行變更,支持修改原合同未履行的分期計劃中的時間、金額、收付款條件等,還可新增、作廢收付款合同分期計劃。

       

      收款合同或付款合同金額變更單審核通過后,原合同單的合同總金額、合同分期信息會自動同步更新。

       

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      收款合同金額變更、付款合同金額變更情況可分別在【收款合同金額更改單一覽表】、【付款合同金額更改單一覽表】中查詢。支持按單據號、組織機構、更改日期、合同名稱等條件進行過濾查詢。

       

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      另外有效成立的收付款合同在尚未履行或未履行完畢之前,在合同詳情頁面,支持新增、修改、刪除合同的原分期計劃,進行合同金額變更操作。

       

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      4集中管控,分權管理

       

      集團公司組織架構較復雜,在合同管理上遇到的難點較多,如:總部與各子公司業務流程不暢,合同信息難以統計;各個子公司各有一套合同管理系統,成本太高;子公司在同一個平臺管理合同又無法做到獨立管理,可查看其他兄弟公司的合同信息,容易造成信息泄露。

       

      極致合同管理系統提出了集中管控、分權管理的理念,總部和各個子公司在一套系統上管理合同信息,通過設置系統中用戶角色的數據權限和功能權限等,控制總部可查看所有子公司的數據,子公司獨立管理子公司合同數據,防止造成數據信息泄露。

       

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      總部查看所有組織架構的數據

       

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      子公司只能查看本公司的數據

       

      5合同預警機制及時止損

       

      企業人員在管理合同期間,采用紙質化管理合同的方式無法時時去跟蹤每一份合同的進度、結款、變更等關鍵節點,過了關鍵時間點未能及時處理合同驗收、收付款等操作,給企業帶來經濟、名譽上的損失,發生以上情況就亟需一套支持靈活配置預警時間提醒的合同管理系統。

       

      極致合同管理平臺提供了可自定義預警時間的預警機制,結合預警功能對合同進度、結款、到期等關鍵節點設置風險預警,合同相關人員每次登錄系統,系統會檢測到是否有預警單據,如有預警單據則會彈框提示用戶去處理。可有效判斷合同是否需要變更、續約或終止,及時止損為公司創造業績。

       

      如付款合同管理,可設置合同終止時間在一個月內的預警機制。

       

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      6審批流程自定義

       

      極致合同管理系統支持自定義搭建各類審批流程以及業務流程,可根據業務要求,自動匹配對應的審批流以及審批人,還支持按變量設置不同合同金額、合同類型,系統根據條件進行流程走向判斷;紙質人工審批無法查看審批痕跡、意見,而極致合同管理審批可記錄審批人審批意見信息、審批進度等,有利于跟進合同審批進度。避免審批流程受阻,審批蓋章“跑斷腿”的現象。

       

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      7移動端協作辦公

       

      紙質合同審批過程中經常會遇到各種突發狀態,比如領導出差無法及時審批合同,極致合同管理系統支持手機移動端在線審批合同立項、收付款合同、合同驗收、收付款單審批等單據,無論何時何地,只要拿出手機即可查看單據詳情,審批單據。打造敏捷、高效的移動化辦公體驗。

       

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      二、如何通過簽報實現無分期合同管理

       

      對于公司內部小型無需分期的收付款合同,極致提供簽報管理功能進行管理,更加簡單高效,并且具有可追溯性。簽報管理模塊包括簽報信息錄入,簽報驗收,簽報執行情況分析報表等功能,告別紙質簽報,實現集中式簽報管理。

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      1簽報信息錄入管理

       

      簽報人在極致系統簽報管理模塊錄入簽報的基本信息,選擇對應的類別,填寫名稱、類型、金額、事由、往來單位、日期、成本項目等信息,同時支持上傳對應的紙質附件到系統。

       

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      系統提供簽報管理一覽表查看歷史提交的簽報和單據審批狀態,通過過濾條件可以快速篩選簽報數據,方便快捷。

       

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      2簽報驗收審核自動生成應收應付單

       

      簽報審核通過后由工程驗收人員對簽報內容發起驗收登記,對簽報的內容進行質量評定,核對簽報的金額與實際使用金額是否一致,是否需要調整等信息,驗收審核通過生成根據簽報信息中的往來單位金額生成應收或應付單,同時支持多往來單位收付款,根據各往來單位的金額生成應收或應付單。

       

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      三、如何進行財務應收業務管理

       

      極致應收管理系統,通過銷售結算單、銷售費用發票、其他應收單、收款單等單據的錄入,對企業的往來賬款進行綜合管理,及時、準確地提供給客戶往來賬款余額資料,提供各種分析報表,如應收清單明細表、應收余額表等,通過各種分析報表,幫助您合理地進行資金的調配,提高資金的利用效率。同時系統還提供了各種預警、控制功能,應收款到期,幫助您及時對到期賬款進行催收,以防止發生壞賬,通過系統信用額度的控制有助于您隨時了解客戶的信用情況。此外還提供應收票據的跟蹤管理,您可以隨時對應收票據的收款、沖賬、轉賬等操作進行監控。

       

      業務流程圖:

       

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      1應收單管理

       

      應收單是企業采用賒銷方式銷售商品或通過勞務應向顧客收取的款項所形成的單據。應收單包括通過銷售結算和銷售費用發票產生的應收清單以及其他應收單產生的應收清單。

       

      本系統對通過銷售結算和銷售費用發票產生的應收清單以及其他應收單產生的應收清單進行維護,通過應收清單的明細表以及匯總表查詢可以清晰的得到各個客戶的應收款、已收款、應收余額等情況,通過應收預警明細表對到期賬款進行催收,以防止發生壞賬,通過賬齡分析表可以了解到客戶各個時間段的欠款情況。

       

      1.1維護其他應收單

      極致應收系統提供了維護其他應收單功能,用于建立、維護和查看其他應收單(非銷售結算和銷售費用產生的應收單)。其他應收單是指非銷售結算和銷售費用發票所產生的應收單。其他應收單有兩種來源:手工新增的其他應收單和合同管理產生的其他應收單。其他應收單提交審核成功后,系統會自動產生一條應收清單記錄。

       

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      維護的其他應收單可在【其他應收單查詢】頁面查看,支持按組織機構、部門、業務員、客戶、幣別、是否審核、應收日期等過濾查找符合條件的單據。

       

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      1.2應收清單明細分析

      應收清單明細表反映已審核過的銷售結算、銷售費用(應收)和其他應收清單生成的應收清單記錄的明細信息和收款匯總信息,信息包含客戶名稱、應收日期、匯率、應收金額、收到金額、余額以及查詢出的應收清單收款合計金額。

       

      應收清單明細表支持按組織機構、部門、業務員、客戶、應收日期等過濾查找符合條件的單據。支持雙擊列表中的明細可以快速聯查到源應收單據。

       

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      1.3 應收清單收款明細分析

      應收清單收款明細表反映的是已審核的銷售結算、銷售費用單(應收)和其他應收清單生成的應收單對應的收款明細信息。根據過濾條件可以按組織機構、部門、業務員、客戶以及應收日期范圍等查詢到符合條件應收清單,應收清單收款明細表中記錄了應收單的應收金額、已收金額、應收余額及已收款的明細情況(包括收款單單據號、收款日期和收款金額)。財務人員操作收款單并且收款單審核通過后,數據會自動反寫到應收清單收款明細表中,企業財務人員、合同管理員或領導可實時查看到應收單收款情況。

       

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      1.4 應收賬齡分析

      應收賬齡分析主要是用來對未核銷的往來應收賬款、其他應收款的應收款余額的時間進行分類,并分析其可回收性。進一步根據賬齡長短確定應計提的壞賬準備。

       

      應收賬齡分析支持按供應商、組織機構、部門或業務員分組統計應收賬齡情況,賬齡時間長短分組可自定義天數。查詢出的應收賬齡分析匯總記錄中除了展示應收總余額、各個賬齡時間分組的應收錢款外,還統計了各個賬齡時間分組應收錢款的占比情況。

       

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      1.5 應收預警,提醒收款人及時催繳

      應收預警明細表是可根據用戶設定的預警條件進行應收款到期報警,方便用戶及時進行催收,以防止發生壞賬。預警方案可通過設置應收余額底線、預警期限天數、應收單所屬組織機構、部門以及合作客戶等組成并集的關系,滿足以上條件的應收單被展示在應收預警明細表中,財務人員可以清晰的查看到逾期未收款的應收單明細記錄,并及時進行催繳。

       

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      另外除了在應收預警明細表可查詢到逾期未收記錄,還可設置預警方案,用戶每次登錄極致系統,系統會自動彈出應收預警提示窗口,展示符合預警條件的記錄,用戶打開提示窗口即可查看應收明細詳情。

       

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      2收款單管理

       

      銷售結算和銷售費用發票產生的應收清單以及其他應收單,企業財務部收不到錢款后,可在極致收款單管理模塊維護收款單據,記錄每一筆收款明細,企業收到多筆錢款還可進行批量維護收款單的功能,可快捷錄入多張收款單。

       

      2.1 記錄收款詳情

      在收款單管理模塊,提供了新增和維護收款單的服務,用戶可根據組織機構、合作客戶查詢未收的應收款,錄入本次收款金額保存審核后,即完成了收款記錄操作。

       

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      2.2 支持批量錄入收款數據

      在上一小節,是按合作客戶錄入收款記錄,考慮到同時收到多個客戶的錢款,需要進行批量錄入收款單的需求,極致系統提供了批量收款的功能,支持按組織機構、合作客戶錄入本次收款金額。

       

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      2.3 收款情況明細分析

      收款情況明細表用于展示收款明細記錄,展示的內容包括收款日期、結算方式、收到的總金額、金額明細以及應收情況信息等。

       

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      3預收款管理

       

      購買方在商品尚未收到前按合同或協議約定分期付款,銷售方收到預付款再將商品交予購買方,對于這種預收款的銷售方式,極致系統提供了預收款服務,收到的預收款在預收款管理模塊進行維護查詢,收到的預收款系統還提供了多種核銷方式,如預收沖應收、應收沖應付、應收轉應收、預收沖預付以及預收轉預收。

       

      3.1 支持預收款操作

      在預收款單管理頁面,支持建立、維護和查看預收款單,財務人員根據實際收到的錢款錄入預收款單。記錄的信息有合作客戶信息、結算方式、支付金額、預收核銷金額以及已退預收金額等。

       

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      3.2 支持退還預收款操作

      企業收到合作客戶支付的預收款后,由于其他原因需要退還預收款錢款,企業財務人員可在退預收款單管理模塊記錄本次退款記錄,在退預收款單查詢頁面支持建立、維護和查看預收款單,財務人員根據實際退還的錢款錄入退預收款單。退預收款單審核后,企業用戶在查詢相關錢款報表時,會自動扣除已退的金額,如操作退預收款單后,在查看預收款情況匯總表,已退的預收錢款會統計到退款金額中。

       

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      4預收款支持多種核銷場景,核銷更靈活

       

      企業收到的預收款后,需要對預收款進行核銷操作,考慮到核銷的多種場景,如合作客戶有雙重身份,既是公司的客戶又是供應商;或者合作客戶之間有企業之間發生的三角債、多角債等經濟往來事務。極致系統提供了多種核銷方式,滿足企業不同核銷的需求,極致系統支持預收沖應收、應收沖應付、應收轉應收、預收沖預付、預收轉預收的核銷。

       

      應收核銷前需要先設置核銷過濾條件。在核銷條件窗口中要選定組織機構、客戶、幣別和核銷類型等條件確認后系統自動篩選出符合選擇條件的未核銷完畢的應收賬和回退記錄,供用戶按實際情況沖銷。系統支持單筆應收單據核銷和多筆應收單據核銷。

       

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      極致系統提供的核銷方式有兩種:

       

      1、手工核銷:手工錄入本次核銷金額,且本次核銷金額不能大于其對應的未核銷金額,應收的本次核銷合計金額=回沖的本次核銷合計金額。

       

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      2、自動核銷:系統根據每筆業務的未核銷金額自動進行計算本次可核銷金額,自動核銷分為:自動核銷選中行、自動核銷所有行。

       

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      4.1 預收沖應收

      在客戶有預收賬的情況下,錄入應收單據后應沖銷預收賬。即發生銷售業務前客戶已支付了全部或部分貨款,并已記入預收賬款,當發生實際銷售業務時又生成應收賬款,這時可以在往來核銷中將收到的預收款直接沖減應收款。

       

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      4.2 應收沖應付

      當某個合作客戶與公司的業務關系具有雙重身份時,它既是公司的客戶又是供應商,可能會發生以下的業務,企業向該單位采購物資產生應付賬款,企業又向該單位銷售物資產生應收賬款,這時可以通過此模塊將應收賬款與應付賬款進行沖轉。某些單位既是客戶又是供應商,即可能存在對同一個單位有應收賬同時又有應付賬的情況,此時部分賬款不存在收付業務,應付賬和應收賬可以進行相互沖銷實現其核銷需要。

       

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      4.3 應收轉應收

      當公司與兩個客戶以上發生銷售業務時均會產生應收賬款,而其中兩個客戶(或以上)之間也可能會發生往來業務,因此可以通過此模塊將公司應收客戶甲的賬款,轉為向客戶乙收取。通常可以用來處理企業之間發生的三角債、多角債等經濟往來事務。

       

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      4.4 預收沖預收

      當某個合作客戶與公司的業務關系具有雙重身份時,它既是公司的客戶又是供應商,可能會發生以下的業務,企業向該單位進行預付賬款,企業又向該單位進行預收賬款,這時可以通過此模塊將預收賬款與預付賬款進行沖轉。

       

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      4.5 預收轉預收

      當公司與兩個客戶以上發生銷售業務時均會產生預收賬款,而其中兩個客戶(或以上)之間也可能會發生往來業務,因此可以通過此模塊將公司預收客戶甲的賬款,轉為向客戶乙預收。通常可以用來處理企業之間發生的三角債、多角債等經濟往來事務。

       

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      4.6 應收核銷日志

      企業財務人員操作應收核銷后,在【應收核銷日志查詢】頁面可查看到所有的應收核銷記錄查詢,以及可進行反核銷操作,取消之前的核銷操作。

       

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      在應收核銷日志查詢頁面,還可快捷查詢核銷記錄生成的憑證。

       

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      5期末結賬,鎖定應收數據

       

      結賬按照自然月為期間,分別對各管理處各種其他應收單、收款單、預收款單、退預收款單進行結賬處理,結賬前需確認本期的各項業務數據錄入完畢并已做審核處理,結賬后數據不允許再調整,如需調整可進行反結賬操作。為保證數據的準確性以及賬期管理,每月需進行數據結賬。

       

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      6多維度應收報表分析

       

      應收系統報表是以企業的合作客戶為主體,反應企業各個組織架構或整個企業在某一時間段的應收數據的表式報告,極致系統提供的應收報表服務能全面的反映企業應收活動的情況和成果,提供的報表有應收余額表、應收款預測表、應收清單匯總表、收款情況匯總表、預收款情況匯總表、退預收款情況匯總表,可全面的監測應收款情況和實際收款情況。

       

      6.1 應收余額表

       

      應收余額表主要用于統計在選定范圍內的各個客戶在選定起始會計期間內的應收余額情況,包括期初余額、期間的借方和貸方發生額和期末余額。往來賬余額表所涵蓋的組織機構、客戶范圍、幣別由用戶自由選擇, 支持跨會計期查詢。

       

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      6.2 應收款預測

      應收款預測是用于按簽訂的合同驗收情況預測某一時間點或某一時間段預計應收的錢款,查詢出的內容包括合作客戶名稱、收款總計、貨款、應收款以及預收款等。支持按組織機構、部門、業務員、往來單位、幣別或預測日期時間期間過濾符合條件的應收款預測情況。

       

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      6.3 應收清單匯總表

      應收清單匯總表是對其他應收清單的匯總查詢,可以查看到各個客戶、各個組織機構、部門、業務員的對應的應收總金額、已收總金額、未收總余額。

       

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      6.4 收款情況匯總表

      對收款單進行匯總查詢, 可以方便的查看到各個客戶、各個組織機構、部門、業務員的收款情況。

       

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      6.5 預收款情況匯總表

      對預收款單進行匯總查詢, 可以方便的查看到各個客戶、各個組織機構、部門、業務員的預收款單的預收款金額、核銷金額、退款金額以及余額的匯總情況。

       

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      6.6 退預收款情況匯總表

      對退預收款單進行匯總查詢, 可以方便的查看到各個客戶、各個組織機構、部門、業務員的退預收款單的退款金額匯總情況。

       

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      四、如何進行財務應付業務管理

       

      極致應付系統是通過采購結算單,采購費用發票、其他應付單、付款單等單據的錄入,對企業的往來賬款進行綜合管理,及時、準確地提供供應商的往來賬款余額資料,提供各種分析報表,如應付清單明細表、賬齡分析表等,通過各種分析報表,幫助您合理地進行資金的調配,提高資金的利用效率。同時系統還提供了各種預警、控制功能,如到期應付款表,幫助您及時支付到期賬款,以保證良好的信譽。

       

      業務流程圖:

       

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      1應付單管理

       

      應付單是企業采用賒銷方式采購商品或勞務而應向供應商支付的款項所形成的單據。應付單包括通過采購結算、采購費用發票和銷售費用產生的應付清單以及其他應付單產生的應付清單。

       

      對通過采購結算、銷售費用、采購費用產生的應付清單以及其他應付單產生的應付清單進行維護,通過應付清單的明細表以及匯總表查詢可以清晰的得到對各個供應商的應付款、已付款、應付余額等情況。

       

      1.1 維護其他應付單

      其他應付單是指非采購結算、非采購費用產生的應付款單和非銷售費用產生的應付單。極致系統提供了其他應付單管理模塊,用于建立和維護其他應付款單,而銷售費用產生的付款單由銷售管理中的銷售費用發票自動生成為應付款單。

       

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      維護的其他應付單可在【其他應付單查詢】頁面查看,支持按組織機構、部門、業務員、客戶、應付日期等過濾查找符合條件的單據。在其他應付單查詢頁面,可快捷查詢到其他應付單對應的合同單據,以及新增付款單。

       

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      1.2 應付清單明細分析

      應付清單明細表用于查看由審核過的采購結算、銷售費用、采購費用和其他應付清單生成的應付清單記錄的明細信息,信息包含客戶名稱、應付日期、匯率、應付金額、已付金額以及查詢出的應付清單付款合計金額。

       

      應付清單明細表支持按組織機構、部門、業務員、客戶、應付日期等過濾查找符合條件的單據。支持雙擊列表中的明細可以快速聯查到源應付單據。

       

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      1.3 應付賬齡分析

      應付賬齡分析主要是用來對未核銷的往來應付賬款、其他應付款的應付款余額的時間進行分類,幫助您及時支付到期賬款,以保證良好的信譽。

       

      應付的賬齡分析支持按供應商、組織機構、部門或業務員分組統計應付賬齡情況,賬齡時間長短分組可自定義天數。查詢出的應付賬齡分析匯總記錄中除了展示應付總余額、各個賬齡時間分組的應付錢款外,還統計了各個賬齡時間分組應付錢款的占比情況。

       

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      1.4 應付清單付款明細分析

      應付清單付款明細表反映的是已審核的通過采購結算、采購費用發票和銷售費用產生的應付清單以及其他應付單產生的應付單對應的付款明細信息。根據過濾條件可以按組織機構、部門、業務員、客戶以及應付日期范圍等查詢到符合條件應付清單。

       

      應付清單付款明細表中記錄了應付單的總金額、已付金額、余額及已付款的明細情況(包括付款單單據號、付款日期和付款金額)。財務人員操作付款單并且付款單審核通過后,數據會自動反寫到應付清單付款明細表中,企業財務人員、合同管理員或領導可實時查看到應付單付款情況。

       

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      1.5 應付預警,預收企業逾期付款

      應付預警明細表是可根據用戶設定的預警條件進行應付款到期報警,方便用戶及時進行催付,以防止預期未付款的情況出現。預警方案可通過設置應付余額底線、預警期限天數、應付單所屬組織機構、部門以及供應商等組成并集的關系,滿足以上條件的應付單被展示在應付預警明細表中,財務人員可以清晰的查看到逾期未付款的應付單明細記錄,并及時進行付款。

       

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      另外除了在應付預警明細表可查詢到逾期未付記錄外,還可設置為預警方案,用戶每次登錄極致系統,系統會自動彈出應付預警提示窗口,展示符合預警條件的記錄,用戶打開提示窗口即可查看應付明細詳情。

       

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      2付款單管理

       

      采購結算、銷售費用或采購費用生成的應付單以及其他應付單,企業財務人員付款后,可在付款單管理模塊維護付款單據,記錄每一筆付款明細,企業需要對同一個往來單位或多個往來單位支付多筆錢款時,還可進行批量付款操作,用戶可快捷錄入多張付款單。

       

      2.1 記錄付款詳情

      在付款單管理模塊,提供了新增和維護付款單的服務。財務人員付款后,可在付款單模塊新增收款單單據,記錄付款明細。付款單可設置折扣率、折算科目,付款單生成憑證時可以取付款單設置的結算科目和折扣科目。

       

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      另外在合同管理模塊,付款合同驗收審批通過后,會自動生成應付單,應付單審核通過并且付款后會自動生成付款單。財務人員在付款單查詢頁面可根據組織機構、供應商、付款日期等查詢出符合條件的付款單記錄。

       

      在付款單查詢頁面,付款單已生成憑證,可通過【憑證】按鈕快速查到對應的憑證。還支持設置付款單結算科目和折扣科目功能。

       

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      2.2 支持批量錄入付款數據

      在上一小節,是按供應商錄入付款記錄,考慮到需要同時給多家供應商付款,極致系統提供了批量付款的功能,支持按組織機構、供應商錄入本次付款金額。

       

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      2.3 付款情況明細匯總

      付款情況明細表用于展示付款明細記錄,展示的內容包括付款日期、結算方式、付款金額、明細金額以及對應的應付清單等。

       

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      3預付款單管理

       

      企業在交易合同簽訂后,還未收到交易貨物之前向供應商支付一定金額的預付款。對于這種預付款的銷售方式,極致系統提供了預付款管理服務,支付的預付款在預付款管理模塊進行維護查詢。支付的預付款系統還提供了多種核銷方式,如預付沖應付、應付沖應收、應付轉應付、預付沖預收以及預付轉預付。

       

      3.1 支持預收款操作

      在預付款單管理頁面,支持建立、維護和查看預付款單,財務人員根據實際預付款錢款錄入預付款單。記錄的信息有供應商、結算方式、支付金額、預付核銷金額、已退預付金額以及發票信息等。

       

      在預付款單查詢頁面,預付款單已生成憑證,可通過【憑證】按鈕快速查到對應的憑證。還支持設置付款單結算科目。

       

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      3.2 支持退預付款操作

      企業支付給供應商預付款后,由于其他原因需要退還預付款錢款,企業財務人員可在退預付款單管理模塊記錄本次退款記錄,在退預付款單查詢頁面支持建立、維護和查看預付款單。退預付款單可設置結算科目,生成憑證時可根據結算金額生成憑證。

       

      財務人員根據實際退還的錢款錄入退預付款單。退預付款單審核后,企業用戶在查詢相關錢款報表時,會自動扣除已退的金額,如操作退預付款單后,在查看預付款情況匯總表,已退的預付錢款會統計到退款金額中。

       

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      4預付款支持多種核銷場景,核銷更靈活

       

      企業支付應付款后,需要對預付款進行核銷操作,考慮到核銷的多種場景,如合作客戶有雙重身份,既是公司的客戶又是供應商;或者合作客戶之間有企業之間發生的三角債、多角債等經濟往來事務。極致系統提供了多種核銷方式,滿足企業不同核銷的需求,極致系統支持預付沖應付、應付沖應收、應付轉應付、預付沖預收、預付轉預付的核銷。

       

      應付核銷前需要先設置核銷過濾條件。在核銷條件窗口中要選定組織機構、客戶、幣別和核銷類型等條件確認后系統自動篩選出符合選擇條件的未核銷完畢的應付賬和回退記錄,供用戶按實際情況沖銷。

       

      系統支持單筆應付單據核銷和多筆應付單據核銷。對每筆交易記錄,在應付核銷頁面可以直接查詢其原始單據和對應的記賬憑證。

       

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      極致系統提供的核銷方式有兩種:

       

      1、手工核銷:手工錄入本次核銷金額,且本次核銷金額不能大于其對應的未核銷金額,應付的本次核銷合計金額=回沖的本次核銷合計金額。

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      2、自動核銷:系統根據每筆業務的未核銷金額自動進行計算本次可核銷金額,自動核銷分為:自動核銷選中行、自動核銷所有行。

       

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      4.1 預付沖應付

      當用戶在采購業務發生之前向供應商支付貨款時,該筆款項記入了預付賬款。以后實際發生采購業務時則生成應付賬款,用戶可以通過往來核銷功能用預付款直接沖減應付款。

       

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      4.2 應付沖應收

      當某個往來單位與公司的業務關系具有雙重身份時,它既是公司的客戶又是供應商,可能會發生以下的業務,企業向該單位采購物資產生應付賬款,企業向該單位銷售物資產生應收賬款,這時可以通過此模塊將應收賬款與應付賬款進行沖轉。

       

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      4.3 應付轉應付

      當公司與兩個供應商(或以上)發生采購業務時均會產生應付賬款,而其中兩個供應商(或以上)之間也可能會發生往來業務,因此可以通過此模塊將公司應付供應商甲的賬款,轉為向供應商乙支付。通常可以用來處理企業之間發生的三角債、多角債等經濟往來事務。

       

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      4.4 預付沖預收

      當某個往來單位與公司的業務關系具有雙重身份時,即它既是公司的客戶又是供應商,可能會發生以下的業務,企業向該單位進行預付賬款,企業又向該單位進行預收賬款,這時可以通過此模塊將預付賬款與預收賬款進行沖轉。

       

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      4.5 預付轉預付

      當公司與兩個客戶以上發生銷售業務時均會產生預付賬款,而其中兩個客戶(或以上)之間也可能會發生往來業務,因此可以通過此模塊將公司預付客戶甲的賬款,轉為向客戶乙預付。通常可以用來處理企業之間發生的三角債、多角債等經濟往來事務。

       

      進行【預付轉預付】核銷操作,選擇好轉銷供應商以及填入轉銷金額,核銷操作成功后,會對轉銷供應商產生一條預付款記錄,該預付款查詢記錄的單據來源為預付轉預付。

       

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      4.6 應付核銷日志

      企業財務人員操作應付核銷后,在【應付核銷日志查詢】頁面可查看到所有的應付核銷記錄查詢,以及可進行反核銷操作,取消之前的核銷操作。

       

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      在應收核銷日志查詢頁面,還可快捷查詢核銷記錄生成的憑證。

       

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      5期末結賬,鎖定應付數據

       

      結賬按照自然月為期間,分別對各管理處各種其他應付單、付款單、預付款單、退預付款單進行結賬處理,結賬前需確認本期的各項業務數據錄入完畢并已做審核處理,結賬后數據不允許再調整,如需調整可進行反結賬操作。為保證數據的準確性以及賬期管理,每月需進行數據結賬。

       

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      6應付報表分析

       

      應付系統報表是以供應商為主體,反應企業各個組織架構或整個企業在某一時間段的應付數據的表式報告,極致系統提供的應付報表服務能全面的反映企業應付活動的情況和成果,提供的報表有應付余額表、應付款預測表、應付清單匯總表、付款情況匯總表、預付款情況匯總表、退預付款情況匯總表,可全面的監測應付款情況和實際付款情況。

       

      6.1 應付余額表

      應付余額表主要用于統計在選定范圍內的各個供應商在選定起始會計期間內的應付余額情況,包括期初余額、期間的借方和貸方發生額和期末余額。

       

      應付余額表所涵蓋的組織機構、供應商范圍、幣別由用戶自由選擇, 支持跨會計期查詢。在過濾條件選擇需要查詢的范圍后搜索出符合條件的各個供應商應付余額情況。

       

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      6.2 應付款預測

       

      應付款預測是用于按簽訂的合同驗付情況預測某一時間點或某一時間段預計應付的錢款,查詢出的內容包括供應商名稱、付款總計、貨款、應付款以及預付款等。支持按組織機構、部門、業務員、往來單位、幣別或預測日期時間期間過濾符合條件的應付款預測情況。

       

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      6.3 應付清單匯總表

      應付清單匯總表是對其他應付清單的匯總查詢,可以方便的查看到各個供應商、各個組織機構、部門、業務員的對應的應付金額、已付金額、未付余額的匯總情況。

       

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      6.4 付款情況匯總表

      對付款單進行匯總查詢, 可以方便的查看到各個供應商、各個組織機構、部門、業務員已付款金額。

       

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      6.5 預付款情況匯總表

      對預付款單進行匯總查詢, 可以方便的查看到各個供應商、各個組織機構、部門、業務員的預付款單的預付款金額、核銷金額、退款金額以及余額等匯總情況。

       

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      6.6 退預付款情況匯總表

      對退預付款單進行匯總查詢, 可以方便的查看到各個供應商、各個組織機構、部門、業務員的退預付款單的退款金額情況。

       

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      創建時間:2020-07-31 18:00
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